Un restaurante mueve mucho dinero en transacciones pequeñas — y ahí es fácil perder el control. Con propinas, costo de alimentos que cambia a diario y personal por horas, una contabilidad ordenada no es un lujo: es la diferencia entre ganar dinero o solo estar ocupado. Esta guía te muestra qué vigilar.
Por qué un restaurante es distinto
- Propinas: tienen reglas fiscales propias (reporte, tip credit, y el formulario 8027 para locales grandes).
- Food cost: el inventario cambia a diario y define tu margen más que casi nada.
- Alto volumen: cientos de transacciones diarias entre POS, delivery apps, efectivo y proveedores.
- Personal por horas: nómina variable semana a semana, con overtime que se dispara en temporada.
Las propinas, sin líos con el IRS
Las propinas son ingreso gravable y hay que reportarlas. Si usas tip credit para cumplir el salario mínimo, tienes que documentarlo. Los locales grandes (más de 10 empleados en días pico) presentan el formulario 8027 y pueden tener que hacer “tip allocation”. Llevar esto mal es una de las causas más comunes de problemas en nómina de restaurantes.
Qué debes llevar al día (cada semana)
- Conciliación del POS contra los depósitos bancarios y las liquidaciones de las apps de delivery.
- Registro de propinas y su tratamiento en nómina.
- Facturas de proveedores y cuentas por pagar.
- Conteo de inventario para calcular el costo real de alimentos.
Las métricas que deciden si ganas
Food cost %
Costo de alimentos ÷ ventas de alimentos. La mayoría de los restaurantes saludables lo mantienen alrededor de 28–35%. Si sube sin que suban tus precios, tu margen se evapora.
Labor cost %
Costo de personal ÷ ventas. Depende del formato, pero vigilar el overtime y la programación lo mantiene a raya.
Prime cost
Food cost + labor cost. Es el número: si tu prime cost pasa de ~60–65% de las ventas, difícilmente el restaurante es rentable. Sin bookkeeping al día, no lo sabes hasta que es tarde.
El error más común
Dejar todo para la temporada de impuestos. Cuando llega abril, hay un año entero de transacciones por ordenar, deducciones perdidas (¡y en un restaurante hay muchas!) y sorpresas de flujo de caja. La contabilidad mensual convierte ese caos en decisiones: subir un precio, ajustar una compra, recortar un turno.
Cómo te ayuda Punctual Payroll
Llevamos tu contabilidad mes a mes con conciliaciones, reportes claros de food cost, labor cost y prime cost, y libros listos para impuestos. Y si necesitas nómina con manejo de propinas, también. Habla con tu agente local — en tu idioma.